สอบทานระบบและตรวจสอบภายใน (ตรวจสอบพิเศษเฉพาะระบบ)

นาราการบัญชี ได้รับการสอบถามจากลูกค้าจำนวนมาก เกี่ยวกับการเข้าตรวจสอบภายในบริษัท ซึ่งลูกค้าเหล่านี้มีข้อสงสัยเกี่ยวกับการธุรจริตภายในองค์กร โดยที่หลายบริษัทก็ทราบดีอยู่แล้วเกี่ยวกับจุดอ่อน(การควบคุมภายใน) แต่จำต้องให้ดำเนินไป พูดง่ายๆ ว่าบริษัทดำเนินไปได้ และยังได้มากกว่าเสีย (เพราะไม่อยากเสียพนักงานเหล่านี้ และยากที่พูดว่ากลาวหรือเตือนให้พนักงานทราบ) และอีกหลายบริษัทก็อยากให้มีการดำเนินการตรวจสอบบ้างตามความเหมาะสม เพื่อเป็นการปราม และป้องกันการทุจริต และให้พนักงานเห็นว่า บริษัทให้ความสำคัญ และยังคงเฝ้าดู

ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นที่มา ของบริการแบบพิเศษ (ตรวจสอบพิเศษ) เฉพาะระบบ ตามวิธีการตรวจสอบ ที่เห็นด้วยระหว่างเราและบริษัท่าน โดยจะเน้นเฉพาะระบบที่มีปัญหา ซึ่งจะทำให้ได้ผลงานที่ไวอย่างมีประสิทธิภาพและเสียค่าใช้จ่ายน้อย

โดยมีขอบเขต การทำงาน ค่าบริการ และเงื่อนไขการชำระเงิน เป็นดังนี้

ค่าบริการ 30,000 บาท

ขอบเขตบริการ

1. เราจะจัดส่ง พนักงานจำนวน 3 ท่าน เข้าปฎิบัติงาน สอบทานระบบ และตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร
2. การสอบทานและตรวจสอบ จะกระทำเฉพาะ ระบบงานที่มีปัญหา (ไม่ทุกระบบ) โดยใช้วิธีการตรวจสอบ ที่เห็นชอบร่วมกันระหว่างท่าน และเรา
3. ระยะเวลา ดำเนินการ สิ้นสุดภายใน 3 วันทำการ โดยแบ่งเป็นขั้นตอนต่างๆ ดังนี้
   • วันแรก จะสอบทานการปฎิบัติตามระบบ โดยเริ่มด้วยการสัมภาษณ์พนักงานของทาง เกี่ยวการทำงาน และระบบที่เกี่ยวข้อง โดยจะเน้นพูดคุย กับเจ้าหน้าที่ระดับหัวหน้าเป็นหลัก
   • วันที่สอง จะสอบทานระบบและตรวจสอบเอกสาร (ทั้งการจัดทำเอกสาร การอนุมัติ และการจัดเก็บ) ว่าเป็นไปตามระบบที่วางไว้ และถูกต้องหรือไม่
   • วันที่สาม ช่วงเช้า ยังคงสอบทานระบบ และตรวจสอบเอกสาร
   • วันที่สาม ช่วงบ่าย เราจะทำการสรุปผลจากการสอบทาน และตรวจสอบ ว่าพบมีจุดอ่อนหรือมีความผิดปกติอะไรบ้าง พร้อมทั้งเรียนเชิญฝ่ายบริหารเข้าประชุมเพื่อรับทราบ กรณีที่ท่านต้องการ เรายินดีร่วมประชุมกับระดับหัวหน้าหรือพนักงานด้วย
   • รายงานการปฎิบัติงาน จะถูกส่งกลัยทางอีเมล์ เป็นรายลักอักษร ในวันรุ่งครึ่ง

หมายเหตุ: การตรวจสอบจะเริ่มและสิ้นสุด ภายในระยะเวลา 3 วัน ดังนั้น ประสิทธิผลของการตรวจสอบ รวมถึงข้อบกพร่องหรือจุดอ่อนที่อาจพบขึ้นอยู่กับความพร้อมของข้อมูลที่กิจการจัดเตรียมและความร่วมมือที่ได้รับจากบุคคลที่ถูกสัมภาษณ์

วัตถุประสงค์การตรวจสอบ

1. เพื่อให้มั่นใจว่าระบบการควบคุมภายในที่มีอยู่นั้นมีความเหมาะสม ควรหรือไม่ควรปรับปรุง
2. สอบทานภาพรวมการปฏิบัติตามระบบนั้นๆ ที่ถูกกำหนดโดยบริษัท และสามารถระบุได้ว่าระบบนั้น ได้ถูกปฏิบัติตามหรือไม่
3. เพื่อกระตุ้นและแสดงถึงการให้ความสำคัญและติดตามของผู้บริหารในการตรวจสอบและควบคุมระบบปฏิบัติงานต่างๆ
4. เป็นจุดเริ่มต้นในการตรวจสอบอย่างจริงของผู้บริหาร หากพบข้อบ่งชี้ว่ากิจการอาจจะมีความเสี่ยงหรือการทุจริตในอนาคต จากการที่ระบบที่กำหนดไว้ไม่ถูกนำมาปฏิบัติหรือถูกละเลย

ขอบเขตการตรวจสอบภายในภายในระยะเวลา 3 วัน

1. ระบุข้อบกพร่องหรือจุดอ่อน เกี่ยวกับระบบการควบคุมภายในจากการสอบถาม หรือสัมภาษณ์จากพนักงานที่ปฏิบัติการ
2. สอบทานและพิสูจน์กับเอกสารเพื่อให้มั่นใจว่าระบบได้ถูกปฏิบัติตามที่บริษัทกำหนด
3. สรุปและจัดทำรายงานข้อบกพร่องหรือจุดอ่อนที่พบจากการสัมภาษณ์และจากการพิสูจน์กับเอกสาร รวมถึงข้อเสนอแนะ

แนวทางปฏิบัติการตรวจสอบภายใน

1. ศึกษาและทำความเข้าใจระบบการควบคุมภายในตามกิจการเป็นผู้กำหนด
2. สัมภาษณ์ สอบถาม ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ลำดับของผู้มีอำนาจอนุมัติในระบบนั้นๆ
3. ตรวจสอบเอกสารว่าได้ถูกจัดทำขึ้นและมีการอนุมัติจากผู้มีอำนาจหรือไม่
4. สรุปและจัดทำรายงานข้อบกพร่องหรือจุดอ่อนรวมถึงข้อเสนอแนะให้ผู้บริหาร

ตัวอย่าง การสอบทานและตรวจสอบ เฉพาะระบบเงินสดและเงินฝากธนาคาร

ตัวอย่าง การตรวจสอบการบริหารเงินสด

การตรวจสอบเงินสด ครอบคลุมถึงการตรวจนับเงินสด การเก็บรักษาเงินสด การจ่ายเงินและตรวจสอบเงินฝากธนาคาร

วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบการบริหารเงินสด

วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่า

1. มีระเบียบกำหนดเรื่องการเก็บรักษาเงินสดและบริหารเงินสดเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน
2. รายการรับเงินทุกประเภทมีระบบการควบคุมที่มั่นใจได้ว่าไม่รั่วไหล มีการนำเข้าบัญชีครบถ้วน และเร็วที่สุดเท่าที่เป็นประโยชน์แก่กิจการ
3. รายจ่ายต่างๆ มีความถูกต้องสมบูรณ์เป็นรายจ่ายของกิจการโดยแท้จริง และผ่านขั้นตอนการอนุมัติจ่ายอย่างถูกต้องตามระเบียบของกิจการ
4. การเก็บรักษาเงินสด หรือเอกสารเกี่ยวกับเงินสด ได้รับการคุ้มครองหรือมีความปลอดภัยแล้วหรือไม่เพียงใด

แนวการตรวจสอบภายในของการบริหารเงินสด

1. ตรวจนับเงินสดคงเหลือ
   • การตรวจนับจะตรวจนับโดยไม่แจ้งให้ผู้รักษาเงินทราบล่วงหน้า และหากมีจุดเก็บเงินหลายจุดจะถูกตรวจนับพร้อมกัน หรือให้เสร็จสิ้นในวันเดียวกัน

กรณีที่กิจการมีตั๋วเงิน (เช็ค) หรือหลักทรัพย์อื่นที่อาจเปลี่ยนเป็นเงินสดได้จะต้องถูกตรวจนับพร้อมกับเงินสดด้วย เพื่อไม่เปิดโอกาสให้ผู้รับผิดชอบเงินสดที่มีเจตนาไม่สุจริต หรือมีเวลาพอที่จะจัดทำหลักฐานปลอม หรือจัดหาเงินสดมาชดเชยส่วนที่ขาดบัญชีไปและนำผลเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือในบัญชีด้วย

• ตั๋วเงินหรือหลักทรัพย์ ต้องแน่ใจว่าตราสารดังกล่าวถูกต้องตามกฎหมายและระเบียบของกิจการ และตราสารดังกล่าวระบุชื่อกิจการเป็นผู้รับเงินหรือเป็นเจ้าของ หรือมีใบมอบฉันทะโอนกรรมสิทธิ์ให้กิจการเป็นผู้รับเงินแนบไว้ด้วย

2. การเก็บรักษาเงิน
   • ตรวจสอบดูว่าเงินสดได้เก็บรักษาไว้ในที่เหมาะสม และมีความคุ้มครองจากการประกันภัยอย่างเพียงพอ
   • ตรวจว่ามีการแยกหน้าที่การเก็บรักษาเงินจากการรับเงินและการจ่ายเงิน
   • ดูการปฏิบัติอื่นๆ ว่าเป็นไปตามระเบียบและวิธีการควบคุมที่เหมาะสม
3. การรับเงิน
   • ตรวจสอบว่ามีการแยกหน้าที่การรับเงินจากการบันทึกบัญชี การจ่ายเงิน และการเก็บรักษาเงิน
   • ตรวจสอบการออกใบเสร็จรับเงินที่ให้เลขที่เรียงลำดับไว้ล่วงหน้าว่ากระทำทุกครั้งที่มีการรับเงิน และใช้เล่มใบเสร็จรับเงินเล่มเดียวสำหรับการรับเงินประเภทเดียวกัน
   • ตรวจสอบการนำเงินฝากธนาคารว่าเป็นไปภายในเวลาที่กำหนดไว้ในระเบียบหรือจากถ้อยคำที่ได้จากการสัมภาษณ์ และไม่มีเงินสดในมือสูงเกินกว่าวงเงินที่กำหนดไว้
   • ตรวจจุดการรับเงินและวิธีการรับเงินว่าเป็นไปอย่างเหมาะสม โดยคำนึงถึงประโยชน์สูงสุดที่กิจการควรได้รับ
4. การจ่ายเงิน
   • มีการแบ่งแยกหน้าที่การจ่ายเงินออกจากการรับเงิน การเก็บรักษาเงิน และการบันทึกบัญชี
   • การจ่ายเงินทุกรายการมีเอกสารประกอบถูกต้องและครบถ้วน เชื่อถือได้ และเป็นค่าใช้จ่ายของธุรกิจที่เกิดขึ้นจริงและได้รับอนุมัติแล้ว
   • เป็นการจ่ายเงินที่กิจการมีหน้าที่ต้องชำระเงินตามกฎหมาย ข้อผูกพัน หรือสัญญา เช่น จ่ายให้เจ้าหนี้ จ่ายเงินเดือนให้พนักงาน จ่ายค่าใช้จ่ายอื่น ที่มีมูลหนี้ เป็นต้น
   • กรณีจ่ายเงินเป็นเช็ค ได้ระบุชื่อผู้รับเงินในเช็ค และจ่ายเป็นเช็คขีดคร่อมเฉพาะเท่านั้น
   • เอกสารใบสำคัญจ่ายและเอกสารแนบทุกฉบับ มีการประทับตรา “จ่ายเงินแล้ว” พร้อมทั้งวันที่จ่ายและเลขที่เช็คสั่งจ่าย
   • การจ่ายชำระหนี้เป็นการจ่ายเมื่อถึงกำหนด หากมีการจ่ายชำระเงินก่อนกำหนดไห้ติดตามหาเหตุผล

5. เงินฝากในธนาคาร
   • ขอหนังสือแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร (Bank statement) ณ วันที่เข้าตรวจสอบ
   • ตรวจตัดยอดฝากและถอนเงิน ณ วันที่เข้าทำการตรวจสอบเพื่อหายอดคงเหลือ ณ วันนั้น แล้วนำมาเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือตามหนังสือแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร
   • ตรวจว่ายอดฝากคงเหลือประจำวัน เป็นไปตามข้อตกลง
   • สอบทานงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร และติดตามหาสาเหตุของความแตกต่างในรายการที่ยังคงค้างมาจนกระทั่งถึงวันที่ตรวจสอบ

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติม ได้ที่

บริษัท นารา การบัญชี จำกัด
เลขที่ 4/1 ซอยลาดพร้าว 52 ถนนลาดพร้าว แขวงวังทองหลาง เขตวังทองหลาง กรุงเทพฯ 10310

โทร 080 173 2000 ; 080 174 2000 หรือ 080 175 2000
โทร 080 286 2000 ; 080 287 2000
โทร 02 933 5511 ; 02 933 5512

แฟ็กซ์. 02 933 5890
อีเมล์: info@53ac.com , สำเนาถึง: 53ac.com@gmail.com
Line ID: nara53